Política de Privacidad de Automatiza AIA (Versión Junio 2025 - Actualizada)
Automatiza AIA (NIT 1090502290-2), con domicilio en Cúcuta, Colombia, (en adelante "Automatiza AIA", "la Empresa", "nosotros" o "nos") se compromete a proteger la privacidad de nuestros Clientes y Usuarios. Esta política explica cómo recopilamos, usamos, almacenamos, compartimos y protegemos tus datos personales de conformidad con la legislación colombiana, incluyendo la Ley Estatutaria 1581 de 2012 [1], el Decreto 1377 de 2013, y demás normas concordantes sobre protección de datos personales, así como la Ley 2300 de 2023 [2] para la gestión de comunicaciones comerciales.
Te recomendamos leer esta Política de Privacidad en conjunto con nuestros Términos y Condiciones y nuestra Política de Cookies.
1. Alcance de esta Política
Esta Política de Privacidad aplica a toda la información personal recopilada a través de nuestra Plataforma (https://automatizaaia.com), nuestros Servicios (chatbots con IA, programación de publicaciones en redes sociales, mensajería masiva, transmisión en vivo, desarrollo y diseño web, gestión de perfiles de Google Business, asesoría para RUT virtual, automatizaciones con pasarelas de pago, Add-ons, etc.), y cualquier otra interacción que tengas con Automatiza AIA (Ej: soporte técnico, comunicaciones).
2. Información que Recopilamos
Recopilamos diferentes tipos de información para proporcionar y mejorar nuestros Servicios:
2.1. Información que nos proporcionas directamente:
•Información de Cuenta y Registro: Cuando te registras para una cuenta en Automatiza AIA, te suscribes a un plan (Ej: Emprendedor, Básico, Business) o contratas un Add-on, recopilamos información como tu nombre completo, dirección de correo electrónico (Ej: para notificaciones y acceso a API de OpenAI gestionada por nosotros), número de teléfono (Ej: WhatsApp 3151088000 para contacto y soporte), NIT o número de identificación, nombre de tu empresa (si aplica), y dirección.
•Información de Pago: Para procesar los pagos de suscripciones y Add-ons (Ej: parametrización inicial, paquetes de tokens de IA, integraciones con WooCommerce o Calendly, creación de página web, creación de RUT virtual, registro en Google Business, automatización con Make y Mercado Pago), recopilamos información de facturación y detalles del método de pago a través de nuestros procesadores de pago seguros (Ej: MercadoPago). Automatiza AIA no almacena directamente los números completos de tus tarjetas de crédito.
•Contenido del Usuario: Recopilamos el contenido que creas, cargas, gestionas o transmites a través de nuestros Servicios. Esto incluye, pero no se limita a:
•Configuraciones y flujos de tus chatbots de WhatsApp con IA.
•Contenido de las publicaciones que programas para redes sociales (Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn, Google Business Profile).
•Listas de contactos y mensajes para campañas de mensajería masiva vía WhatsApp.
•Videos y material para transmisiones en vivo.
•Información y datos que proporcionas para la parametrización inicial o integraciones específicas (Ej: catálogo de WooCommerce, configuración de Calendly, datos para creación de página web, información para RUT virtual, datos para registro en Google Business, configuración para automatización con Make y Mercado Pago).
•Datos intercambiados durante las interacciones de soporte técnico (vía correo info@automatizaaia.com, WhatsApp, o llamadas).
•Información de API Keys de Terceros: Si eliges integrar tu propia API Key de OpenAI para personalizar tus chatbots, podemos almacenar de forma segura dicha clave (siguiendo tus instrucciones) para facilitar la conexión del Servicio. Eres responsable de la gestión y costos de dicha API Key si la provees tú.
2.2. Información que recopilamos automáticamente cuando usas nuestros Servicios:
•Datos de Uso y Registros (Logs): Cuando accedes o utilizas nuestra Plataforma y Servicios, registramos automáticamente información como tu dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas, fechas y horas de acceso, identificadores de dispositivo, y actividad general dentro de la Plataforma (Ej: funciones utilizadas, frecuencia de uso de chatbots o programación de publicaciones).
•Información de Cookies y Tecnologías Similares: Utilizamos cookies y tecnologías de seguimiento similares para recopilar información sobre tu interacción con nuestros Servicios y sitio web, recordar tus preferencias y mejorar tu experiencia. Consulta nuestra Política de Cookies para más detalles.
•Información de Localización General: Podemos inferir tu ubicación general (Ej: ciudad, país) a partir de tu dirección IP.
2.3. Información que recopilamos de Terceros:
•Plataformas de Redes Sociales y Mensajería: Si conectas tus cuentas de redes sociales (Facebook, Instagram, etc.) o WhatsApp a nuestros Servicios, podemos recibir información de estas plataformas según las autorizaciones que otorgues (Ej: tokens de acceso, información básica de perfil, permisos para publicar o gestionar mensajes). El manejo de esta información también se rige por las políticas de privacidad de dichas plataformas.
•Proveedores de Servicios de IA (Ej: OpenAI): Si utilizas funcionalidades de IA integradas, podemos intercambiar información con dichos proveedores (Ej: prompts para generar respuestas de chatbot, consumo de tokens) para prestar el servicio. Si Automatiza AIA gestiona la API de OpenAI para ti, tendremos acceso a información sobre el consumo de tokens asociado a tu cuenta.
•Proveedores de Pago: Recibimos confirmaciones de pago y detalles de transacciones de nuestros procesadores de pago.
•Servicios de Hosting y Dominio: Para los servicios de creación de página web, podemos recibir información relacionada con el registro de dominio y la configuración del hosting.
2.4. Datos Personales de Terceros proporcionados por ti:
Si utilizas nuestros Servicios para procesar datos personales de tus propios clientes o contactos (Ej: en listas de mensajería masiva, interacciones de chatbot, bases de datos para personalización), tú actúas como Responsable del Tratamiento de dichos datos, y Automatiza AIA actúa como Encargado del Tratamiento. Eres responsable de obtener los consentimientos necesarios y cumplir con todas las obligaciones legales para el tratamiento de esos datos personales de terceros, conforme a la Ley 1581 de 2012 [1] y la Ley 2300 de 2023 [2].
3. ¿Cómo Utilizamos tu Información Personal?
Utilizamos la información personal que recopilamos para los siguientes fines:
•Provisión y Mantenimiento de los Servicios: Para operar y mantener nuestra Plataforma, procesar tus suscripciones y Add-ons, configurar y personalizar tus herramientas (chatbots, programador de publicaciones, etc.), facilitar la conexión con API de WhatsApp (QR o API), y permitirte usar todas las funcionalidades contratadas (Ej: transmisión en vivo, mensajería masiva hasta los límites de tu plan, creación de página web, gestión de perfiles de Google Business, asesoría para RUT virtual, automatizaciones con pasarelas de pago).
•Personalización de la Experiencia: Para adaptar los Servicios a tus preferencias y necesidades, incluyendo la personalización de chatbots con IA (integrando OpenAI según tu elección de gestión de API Key y tokens).
•Comunicación Contigo: Para enviarte notificaciones importantes sobre tu cuenta, cambios en nuestros Servicios o Términos, actualizaciones de la plataforma, información sobre mantenimiento programado, y responder a tus solicitudes de soporte técnico (a través de info@automatizaaia.com, WhatsApp 3151088000, o llamadas).
•Procesamiento de Pagos: Para facturar y procesar los pagos de tus suscripciones y Add-ons.
•Mejora de Nuestros Servicios: Para analizar cómo se utilizan nuestros Servicios, identificar tendencias, solucionar problemas, y desarrollar nuevas funcionalidades y mejoras. Esto puede incluir el análisis de consumo de tokens de IA para optimizar la oferta.
•Marketing y Promociones (con tu consentimiento): Para enviarte información sobre nuestros productos, servicios, ofertas especiales, bundles de Add-ons, o la prueba gratuita de 7 días, siempre que hayas otorgado tu consentimiento previo y explícito para recibir dichas comunicaciones. Podrás revocar este consentimiento en cualquier momento.
•Cumplimiento Legal y Seguridad: Para cumplir con nuestras obligaciones legales, resolver disputas, hacer cumplir nuestros Términos y Condiciones, proteger la seguridad e integridad de nuestra Plataforma y de nuestros usuarios, y prevenir fraudes o actividades ilegales. Esto incluye el monitoreo para asegurar el cumplimiento de las políticas de mensajería masiva de acuerdo con la Ley 2300 de 2023 [2].
•Soporte Técnico: Para proporcionarte asistencia técnica según tu plan (Emprendedor, Básico, Business) y los canales establecidos (chatbot 24/7, soporte humano en horarios definidos).
4. ¿Con Quién Compartimos tu Información Personal?
No vendemos tu información personal. Solo compartimos tu información personal con terceros en las siguientes circunstancias limitadas y siempre bajo estrictas medidas de seguridad y confidencialidad:
•Proveedores de Servicios (Encargados del Tratamiento): Compartimos información con terceros que nos prestan servicios para operar nuestro negocio, tales como:
•Procesadores de pago (Ej: MercadoPago) para gestionar tus transacciones.
•Proveedores de infraestructura y alojamiento en la nube (Ej: Hostinger para https://automatizaaia.com) para servicios de hosting y dominio.
•Plataformas de análisis de datos y herramientas de marketing (con tu consentimiento).
•Proveedores de servicios de comunicación (Ej: para el envío de correos electrónicos transaccionales).
•Herramientas de soporte al cliente. Estos proveedores solo tienen acceso a la información necesaria para realizar sus tareas y están obligados contractualmente a protegerla y usarla únicamente para los fines para los cuales fue compartida.
•Plataformas de Terceros que Integras: Si conectas nuestros Servicios con plataformas de terceros (Ej: Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn, Google Business Profile, WhatsApp, OpenAI, WooCommerce, Calendly, Make, Mercado Pago), compartiremos la información necesaria para facilitar dicha integración, bajo tu autorización y de acuerdo con las políticas de esas plataformas.
•Cumplimiento Legal y Autoridades: Podemos divulgar tu información si creemos de buena fe que es necesario para:
•Cumplir con una obligación legal, proceso judicial, orden de un tribunal o solicitud de una autoridad gubernamental competente en Colombia, incluyendo las requeridas por la Ley 1581 de 2012 [1] y la Ley 2300 de 2023 [2].
•Proteger y defender los derechos, propiedad o seguridad de Automatiza AIA, nuestros usuarios o el público.
•Prevenir o investigar posibles irregularidades en relación con los Servicios (Ej: violaciones a las políticas de mensajería masiva de WhatsApp).
•Transferencias Comerciales: En caso de una fusión, adquisición, reorganización, venta de activos o quiebra, tu información personal podría ser transferida como parte de dicha transacción. Te notificaremos tales eventos y las opciones que puedas tener respecto a tu información.
•Con tu Consentimiento Explícito: Podemos compartir tu información con otros terceros si nos has dado tu consentimiento explícito para hacerlo.
5. Transferencias Internacionales de Datos
Automatiza AIA tiene su sede en Colombia. Sin embargo, algunos de nuestros proveedores de servicios pueden estar ubicados o procesar datos en otros países. Si transferimos tu información personal fuera de Colombia, nos aseguraremos de que se implementen las salvaguardas adecuadas para proteger tu información, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 [1] y las regulaciones aplicables, como la suscripción de cláusulas contractuales tipo o la verificación de que el país receptor ofrece un nivel adecuado de protección de datos.
Al utilizar nuestros Servicios, consientes la posible transferencia de tu información a estos países, bajo las condiciones de protección mencionadas.
6. Seguridad de tu Información
Nos tomamos muy en serio la seguridad de tu información. Implementamos medidas técnicas, administrativas y físicas razonables y apropiadas para proteger tu información personal contra pérdida, robo, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación, alteración y destrucción. Estas medidas incluyen el uso de cifrado (Ej: certificado SSL en nuestro sitio web), controles de acceso, y políticas de seguridad interna. Sin embargo, ningún sistema de transmisión o almacenamiento de datos es 100% seguro. Si tienes razones para creer que tu interacción con nosotros ya no es segura, por favor notifícanoslo inmediatamente a info@automatizaaia.com.
7. Retención de tu Información
Conservaremos tu información personal durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los fines para los cuales fue recopilada, según se describe en esta Política, mientras mantengas una cuenta activa con nosotros, y según sea necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales (Ej: mantenimiento de registros fiscales y comerciales), resolver disputas, y hacer cumplir nuestros acuerdos. Los períodos de retención específicos pueden variar según el tipo de información y el contexto legal.
Cuando tu información personal ya no sea necesaria, la eliminaremos o anonimizaremos de forma segura.
8. Tus Derechos (Derechos ARCO)
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 [1] y el Decreto 1377 de 2013, como titular de datos personales, tienes los siguientes derechos:
•Conocer (Acceder): Derecho a conocer y acceder de forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
•Actualizar: Derecho a actualizar tus datos personales cuando estén desactualizados o sean parciales.
•Rectificar: Derecho a rectificar tus datos personales cuando sean inexactos, incompletos o induzcan a error.
•Suprimir (Cancelar): Derecho a solicitar la supresión de tus datos personales cuando consideres que no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa, o cuando ya no sean necesarios para la finalidad para la cual fueron recogidos, salvo que exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
•Revocar la Autorización: Derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de tus datos personales, salvo que exista un impedimento legal o contractual.
•Solicitar Prueba de la Autorización: Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, salvo las excepciones legales.
•Ser Informado sobre el Uso: Derecho a ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a tus datos personales.
•Presentar Quejas: Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente sobre protección de datos.
•Oposición (en ciertos casos): Derecho a oponerte al tratamiento de tus datos para fines específicos bajo motivos legítimos y conforme a la ley.
Para ejercer tus derechos ARCO, puedes enviar una solicitud por escrito a nuestro correo electrónico: info@automatizaaia.com, o a nuestra dirección física en Cúcuta, Colombia. Tu solicitud deberá contener como mínimo: tu nombre completo, número de identificación, descripción clara de tu solicitud, dirección de notificación y cualquier documento que soporte tu petición. Responderemos a tu solicitud dentro de los términos legales establecidos (generalmente 10-15 días hábiles, prorrogables según el caso).
9. Política Respecto a Menores de Edad
Nuestros Servicios no están dirigidos a menores de 18 años. No recopilamos intencionadamente información personal de menores de edad. Si tienes conocimiento de que un menor nos ha proporcionado información personal sin el consentimiento de sus padres o tutores, por favor contáctanos en info@automatizaaia.com para que podamos tomar las medidas apropiadas.
10. Cambios a esta Política de Privacidad
Podemos actualizar esta Política de Privacidad ocasionalmente para reflejar cambios en nuestras prácticas, tecnologías, requisitos legales u otros factores. Te notificaremos sobre cualquier cambio sustancial publicando la nueva Política de Privacidad en nuestra Plataforma y actualizando la fecha de "Última Actualización" en la parte superior de esta política. Te recomendamos revisar esta Política periódicamente para estar informado sobre cómo protegemos tu información.
11. Contacto
Si tienes preguntas o inquietudes sobre esta Política de Privacidad o nuestras prácticas de datos, por favor contáctanos en:
Automatiza AIA Correo electrónico: info@automatizaaia.com WhatsApp/Llamadas: 3151088000 Dirección: Cúcuta, Colombia
Referencias
